5 tips voor het schrijven van een goede email

Zelf vind je het misschien ook wel fijn wanneer je snel begrijpt waar een mailbericht over gaat. Wat moet ik weten? Moet ik wat doen? Wat dan? Je kunt ouders helpen om snel op de hoogte te zijn, door een mailbericht goed op te bouwen. Hieronder vind je vijf tips.

Tip 1: Eén onderwerp per bericht

Een helder bericht over één onderwerp wordt beter gelezen dan een email met verschillende onderwerpen. Zo voorkom je dat slechts twee van je drie vragen beantwoord worden. Reacties als: “Dat heb ik niet gezien, stond dat in je mail?” kun je zo voorkomen. Maak een mailbericht ook niet te lang. Een handige check is: kan ik het mailbericht binnen 2 minuten lezen? Kortere emails zijn naast makkelijker te onthouden ook eventueel sneller te beantwoorden. Bedenk ook of het bericht echt interessant is voor alle ouders, of misschien alleen voor de ouders van een specifieke groep. Dit kan je aangeven in de Zinus-app bij het aanmaken van nieuwe berichten. Zo houdt je de informatie die je stuurt interessant voor de ontvangers.

Tip 2: Zeg meteen wat je wil

Moet een ouder iets doen? Even reageren? Vermeld dit dan zo snel mogelijk. Bijvoorbeeld: Volgende week gaan we met de kinderen naar het bos. We zoeken nog ouders die willen begeleiden. Wilt u met ons meegaan? Het belooft een leuk uitje te worden, want… Daarna kun je dan de overige details vermelden. Uiteraard kan je dit bericht in Zinus ook aan een activiteit uit de school- of groepskalender koppelen. Handig voor ouders om de informatie terug te zoeken.

Tip 3: Zorg voor een mooie opmaak

Lees je emails altijd van boven naar beneden, of scan je deze eerst even snel? Waarschijnlijk dat laatste, zeker als het een lang bericht is. Je begint dat dus niet perse bovenaan met lezen. Een goede opmaak helpt de lezer om de mail snel te begrijpen. Gebruik daarom vaak een witregel en opsommingen. Daardoor is niet alleen de structuur van het bericht helder, de mail ziet er ook nog eens minder lang uit door de witruimtes rondom de tekst. Dan heeft de ontvanger ook meer zin om het bericht te lezen. Wat hierbij natuurlijk ook helpt is een goede foto. De beste foto’s zijn degene met gezichten. Dat trekt sowieso de aandacht.

Tip 5: Moet ik dit wel mailen?

Is het bericht kort en urgent? Overweeg dan om een berichtje te sturen via de Zinus-app. Of wil je ouders laten zien hoe het uitje van gisteren was? Dan is het leuk om foto’s te laten rouleren op de tv-schermen in de school als ouders de volgende dag binnen komen. Het gebruik van email is perfect voor het degelijk informeren van ouders. Mail niet altijd op het laatste moment. Denk vooruit en geef ouders daarmee ook de ruimte om je bericht te lezen.